Cara Menyimpan Data/Dokumen di Mail Box Mesin Fotocopy Canon

Menyimpan data/dokumen di Mail Box hasil fotocopy pada mesin fotocopy sangat diperlukan. Apalagi bagi usaha fotocopy yang sudah memiliki pelanggan tetap. Biasanya pelanggan tersebut menitipkan master dokumennya untuk difotocopy sebelum master dokumen tersebut dibawa kembali. Kemudian pelanggan tersebut memesan untuk memfotocopy dokumen tersebut dengan jumlah tertentu, di lain hari pelanggan tersebut memesan tambahan untuk fotocopy dokumen tersebut. Seandainya pun tidak, sebagai pengusaha fotocopy kita mesti lebih jeli dalam melihat jenis-jenis dokumen yang kemungkinan besar akan di fotocopy kembali.

Data hasil fotocopy yang disimpan pada mail box mesin fotocopy sangat berguna untuk meringankan kerja dan waktu dalam mengerjakan fotocopy sebuah dokumen. Karena bila ada dokumen yang sama dan sudah tersimpan dalam mail box, maka tidak perlu melalukan scan lagi. Kita tinggal mencetak dokumen tersebut. 

Selain untuk meringankan dan mempersingkat waktu pengerjaan, penyimpanan data pada mail box juga dapat memudahkan saat dokumen yang difotocopy dengan kelipatan yang lumayan banyak. Misalnya kita tidak perlu menunggu untuk memisahkan dokumen-dokumen yang difotocopy tersebut satu persatu antar kelipatan, saat ada pelanggan lain yang akan memfotocopy juga tidak perlu menunggu lama bila kelipatan yang keluar dari mesin fotocopy per satu kali. 

Bisa dibayangkan bila dokumen yang difotocopy dengan jumlah halaman 100  atau lebih difotocopy sebanyak 30 kali atau bahkan 80 kali seperti yang sering kami alami, bisa-bisa kehilangan pelanggan lain dan lebih buruknya lagi mesin fotocopy anda yang bisa rusak (pasti rusak). Salah satu kegunaan mail box pada mesin fotocopy adalah bahwa kita dapat mengatur kapan dan berapa banyak jumlah dokumen yang dicetak, sehingga mesin fotocopy juga bisa beristirahat. 

Pada artikel kali ini kami akan mengupas mengenai Cara Menyimpan Data di Mail Box Mesin Fotocopy Canon.

Pertama :

Siapkan mesin fotocopy Canon (IR 6000). Lalu tekan tombol MAIL BOX, kemudian akan muncul pilihan folder yang siap untuk di isi dengan data. Pada setiap folder tersebut dapat di masukkan beberapa data hasil fotocopy (scan) sampai dengan kapasitas 100%. Sebagai contoh kami memilih folder 02 karena folder tersebut masih kosong (GAMBAR 1).

Gambar 1

Kemudian pada jendela selanjutnya Pilih Scan (GAMBAR 2), lalu akan muncul menu pilihan untuk scan dokumen, posisi tersebut adalah default pilihan dari mesin fotocopy. Kebetulan dokumen yang akan discan berukuran A4, maka pilih Doc Size Select + A4 + Done (GAMBAR 3). 

Gambar 2

Gambar 3

Bila kita menyimpan beberapa file dalam satu folder sebaiknya file tersebut diberi nama untuk memudahkan saat pencariannya bila diperlukan (GAMBAR 4), lalu tekan OK. Kemudian pilih juga menu Special Features + Job Build + Done (GAMBAR 5). Menu Job Bulid berfungsi untuk merekam hasil scan sampai batas tertentu dan bisa dilanjutkan kembali tanpa harus kehilangan hasil scan yang sebelumnya. Misalkan kita akan menscan dokumen dengan jumlah halaman yang cukup banyak, kita dapat menggunakan menu job build ini agar tidak perlu scan dokumen secara sekaligus.
 

Gambar 4

Gambar 5

Kedua :

Letakkan dokumen yang akan di fotocopy pada ADF seperti pada GAMBAR 6. Kemudian tekan tombol START untuk mulai menyecan dokumen Anda. Setelah semua dokumen selesai di scan, tekan Done (GAMBAR 7).

Gambar 6

Gambar 7

 

Hasil scan dokumen tadi akan tersimpan dengan nama sesuai yang kita tuliskan tadi, lalu tekan Done (GAMBAR 8). Setelah itu anda akan dibawa kembali pada menu folder 02 tadi. Pada GAMBAR 9 folder tersebut masih belum memiliki nama. Langkah selanjutnya adalah pemberian nama pada folder 02 tadi.

Gambar 8

Gambar 9

Ketiga :

Tekan tombol Additional Function (GAMBAR 10), kemudian pilih menu Mail Box Settings + Box Set/Store + 02 + Store Name. Masukkan nama folder sesuai yang anda inginkan lalu tekan OK. Kemudian pada menu Doc. Auto Erase, turunkan nilai menjadi 0 hrs agar dokumen tersebut tidak dapat terhapus secara otomatis, setelah selesai tekan OK (GAMBAR 11). Pada GAMBAR 12 terlihat bahwa folder anda sudah memiliki nama sesuai yang anda inginkan, kemudian tekan Done + Done + Done.

Gambar 10

Gambar 11

Gambar 12

Sampai langkah ketiga di atas, tahapan penyimpanan data pada Mail Box mesin fotocopy anda sudah selesai. Langkah selanjutnya adalah mencetak hasil rekaman tadi.

Keempat :

Pada Mail Box, pilih folder yang sudah anda berikan nama tadi (GAMBAR 13),   kemudian pilih file dokumen yang berada di dalam folder tadi, lalu tekan Print (GAMBAR 14).

Gambar 13

Gambar 14

Karena dokumen yang di fotocopy tidak bolak balik maka tidak perlu pengaturan tambahan lagi, kemudian Start Print (GAMBAR 15) untuk mencetak dokumen tersebut.

Gambar 15

Sekian Cara Menyimpan Data di Mail Box Mesin Fotocopy Canon. Pada artikel kami yang selanjutnya kami akan mengupas bagaimana cara fotocopy dokumen bolak-balik menggunakan menu Mail Box.